自動化とは、単に何かを自動的に実行するように設定するだけです。自動化は、たとえあなたが気づいていなくても、あなたの周りにあります。たとえば、スマートフォンを考えてみましょう。テキスト メッセージ、ボイスメール、または電子メールを受信するたびに、アラートが表示されます。
あらゆる自動化の核心は、単純なコマンドである「いつ」と「どうするか」に集約されます。「これが起きると、あれをやる」。最も複雑な自動化でさえ、この単純なコマンドに分解できます。
例えば
Zapier は、2 つ以上のアプリ間での繰り返しタスクを自動化するのに役立つツールです。コードは必要ありません。1 つのアプリでイベントが発生すると、Zapier は別のアプリに特定のアクションを実行するように指示します。
Zap は、「これが起きると、あれを実行する」という単純なコマンドに従うようにアプリに指示する自動化されたワークフローです。
すべての Zap にはトリガーと 1 つ以上のアクションがあります。トリガーは Zap を開始するイベントで、アクションは Zap が実行するものです。Zap が実行されると、完了した各アクションが 1 つのタスクとしてカウントされます。
これらを Zap の構成要素と考えてください。トリガーから始めて、Zapier で実行するアクションを追加します。
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Zap を作成する前に、何を達成しようとしているのかを考えておくと役に立ちます。たとえば、Web サイトに問い合わせフォームがあるとします。フォームの送信内容を Google スプレッドシートに保存したいのですが、手動でコピーして貼り付けるのは避けたいものです。
まず、解決しようとしている問題を次のように分解します。
フォームからスプレッドシートへの例を使用して、Zap を設定する方法を説明します。手順は次のとおりです。
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フォームを作成し、サンプルの送信を入力します。後で認識できる情報を使用すると便利です。たとえば、ランダムな文字を使用する代わりに、意味のある文字を入力します。そのデータは Zapier で Zap をテストするために使用します。(テストと実際の送信を混同しないように、スーパーヒーローの名前や架空のキャラクターを使用することをお勧めします。)
スプレッドシートを作成し、 列に必ず名前を付けてください。これは、Zap を設定するときに重要になります。
Zap エディター では、新しい Zap を作成したり、既存の Zap を編集したりできます。
覚えておいてください: トリガーによって Zap が開始されます。(あらゆる自動化の「いつ」 として考えてください 。)
トリガーアプリとイベントを選択する
Zap エディターを開くと、トリガーとしてアプリを選択するように求められます 。
最も頻繁に使用するアプリ、Zapier の組み込みアプリ、人気のアプリが表示されます。これらの中から 1 つを選択するか、検索バーで使用したいアプリを探すことができます。Zap テンプレート (いわゆる既成の Zap) から開始する場合は、これが自動的に選択されます。
次に、トリガー イベントを選択するよう求められます。これは、トリガー アプリで発生し、Zapier に Zap を開始するよう信号を送るイベントです。この場合、フォーム アプリに新しいフォーム エントリが入ったときです。
トリガー イベントは、アプリやアプリの種類によって異なります。たとえば、タスク管理アプリでは トリガーとして New Taskが使用され、スプレッドシート アプリではCreate New Rowが使用される場合があります。
アプリアカウントに接続してトリガーイベントをカスタマイズします
以前にアプリ アカウントに接続したことがない場合は、アプリ アカウントにサインインするように求められます。アプリを接続したら、Zap で使用するアカウントを選択します。
注: 接続するアプリごとに、Zapier は、Zap を柔軟に使用できるようにするための一般的な権限セットを要求します。Zapier がアプリ アカウントに対して実行するアクションは、特定の Zap が設定した内容を実行するために必要なものだけです。
次に、トリガー イベントをカスタマイズします。この手順のドロップダウン メニューをクリックして、適切なオプションを選択します。この場合、Zap をトリガーする特定のフォームを選択する必要があります。
トリガー イベントのカスタマイズ方法は、トリガー アプリによって異なります。場合によっては、それ以上のカスタマイズを行う必要がないこともあります。
トリガーをテストする
トリガーを設定したら、それが機能することを確認するためにテストする必要があります。[ トリガーのテスト]をクリックすると、Zapier はトリガー アプリ アカウントにすでに存在するデータを検索し、その情報を Zap エディターに取り込みます。つまり、トリガーの実際のインスタンスを 1 つ用意して、Zapier がそれを「サンプル送信」として使用できるようにする必要があります。ヒント: Zap で誰かに情報を送信する場合 (電子メールなど)、テスト情報に自分の電子メール アドレスまたは社内の他の人の連絡先情報を使用すると便利です。
この例では、Zapier が「サンプル送信」として使用できるように、フォーム アプリに少なくとも 1 つのフォーム送信がすでに存在している必要があります。Zapier は、フォーム アプリが受信した最後のフォーム送信を取得します。送信がまだ存在しない場合は、トリガーをテストする前にフォームを送信してみてください。
トリガーをテストする場合、Zapier は 情報を検索するだけです 。トリガー アプリにすでに存在する情報を投稿したり変更したりすることはありません。
この手順をスキップすることもできますが、最後までやり遂げることが重要です。トリガーをテストすることで、Zapier が必要な情報を見つけられるようになります。この情報は、Zap の設定を続ける後の手順でも使用します。
テスト データを調べて、トリガー イベントから適切な情報が取得されていることを確認します。テスト情報に問題がなければ、[ 続行]をクリックします。Zap エディターで、Zap のアクション ステップを設定できます。
アクションは、 自動化の「実行」 部分です。アクションは、トリガーが発生した後に Zap で実行するイベントです。アクションがなければ、Zap は完成しません。
アクションアプリとイベントを選択してください
トリガーの場合と同じように、アクション アプリを選択します。今回は、ドロップダウン メニューをクリックしてアプリを検索します。アプリを選択したら、 2 番目のドロップダウン メニューでアクション イベント(Zap に実行させたい操作) を選択します。Zap テンプレートを使用している場合は、アクション アプリとイベントが事前に入力されます。
この例では、フォームの送信をスプレッドシートに追加します。スプレッドシート アプリを選択し、新しい行を作成するイベントを選択します。完了したら、 [続行] をクリックします。
トリガー イベントと同様に、アクション イベントはアプリやアプリの種類によって異なります。たとえば、あるスプレッドシート アプリでは新しい行を「作成」するアクション イベントがありますが、別のアプリでは新しい行を「追加」するイベントになります。
アプリアカウントに接続してアクションイベントをカスタマイズする
次に、まだアクション アプリ アカウントに接続していない場合は、そのアカウントにサインインするように求められます。アプリを接続したら、Zap で使用するアカウントを選択します。完了したら、[続行]をクリックします。
次に、Zap エディターはアクション イベントをさらにカスタマイズするように求めます。通常、エディターには [アクション イベント] のカスタマイズが表示されます。
Zapier はトリガー イベントから取得したデータを個別の部分に分割し、それをアクションフィールドで使用できるようにします。
アプリ A からアプリ B に情報を取得するには、トリガー アプリのどの情報をアクション アプリのどの場所に送信するかをZapier に伝える必要があります。これをこれらのフィールドの「マッピング」と呼びます。
フィールドをマッピングする
この例では、ラベルの付いたスプレッドシートの列が、フォーム アプリからの情報を入力するためのフィールドになっていることがわかります (これが、スプレッドシートの列にラベルを付けることが重要である理由です)。
トリガー アプリの情報を使用する場合は、アクション ステップ内の空のフィールド (「入力または挿入...」と表示されている場所) をクリックします。トリガー アプリのデータを含むドロップダウン メニューが表示されます。
ドロップダウン メニューには、開始時にいくつかのオプションのみが表示されます。探しているものが見つからない場合は、[すべてのオプションを表示] をクリックして完全なリストを表示します。表示される内容は、トリガー アプリによって異なります。
次に、各フィールドに追加する情報を選択します。複数の選択肢のようなものと考えてください。1 つまたは複数のオプションを選択でき、カスタム テキストを追加できます。フィールドに赤で「必須」のラベルが付いていない限り、オプションを追加する必要はありません。
連絡先名などのデータをマップする場合、エディターに表示されるのはプレースホルダーです。このプレースホルダー データは、Zap をテストするときにのみ使用されます。Zap がオンになっている場合、Zap の実行時にはアプリからの実際のデータが使用されます。
Zap をオンにすると、Zap の実行時にアプリから取得した実際のデータが使用されます。
たとえば、Zap エディターのフィールドにマッピングすると、「Lex Luthor」という名前が表示されます。これは、テスト フォームの送信時に入力した連絡先名です。Zap が実行されると、代わりにフォームを送信した人の名前が使用されます。
Zap が実行されるたびに特定のフィールドで同じ情報を使用する場合は、代わりにテキストを入力できます。
たとえば、送信がホームページのお問い合わせフォームから行われたものであることがわかるように、Zap が作成するスプレッドシートの各行に「ホームページ フォーム」というテキストを追加します。ソースというラベルの付いたフィールドに「ホームページ フォーム」と入力します。
フィールドをマッピングしたら、 「続行」をクリックします。
アクションを設定したら、Zap をテストします。 [テストとレビュー]をクリックすると、Zapier はアクション ステップでフィールドをマッピングした方法に従ってアクションを実行し、Zap をテストします。
Zap が完了したアクションのプレビューが表示されますが、アクション アプリをチェックしてどのように見えるかを確認することをお勧めします (テストではスーパーヒーローの名前や架空のキャラクターを使用する必要があるのはこのためです)。
この例では、スプレッドシート アプリに移動して、お問い合わせフォームから正しい情報が送信されたかどうかを確認します。
Zap をテストすると、Zapier はアクション アプリでアクションを実行します。つまり、サンプル Zap をテストすると、スプレッドシートに新しい行が追加されます。ただし、テストを省略しないことが重要です。テストは、Zap が正しく動作しているかどうかを確認する方法です。テストを完了した後は、いつでもアクション アプリで行った変更を削除できます。
何かおかしい点がある場合は、Zap エディターで必要な変更を加えて、Zap を再度テストしてください。Zap の動作に問題がなければ、「Zap をオンにする」をクリックします。
注: 使用できる、あらかじめ作成された Zap (Zap テンプレートと呼びます) があります。Zapテンプレートをクリックするだけ で設定を開始できます。Zap テンプレートは 、 App ディレクトリや多くのブログ投稿で見つかります。テンプレートから開始する場合、事前にいくつかの選択が行われていますが、常にアプリ アカウントを接続して各ステップの設定を確認する必要があります。
Zap が起動して実行されると、Zap があなたに代わってタスクを自動化します。覚えておいてください: Zap が正常に完了したすべてのアクションはタスクと呼ばれます。タスクは常に成功したアクションに関連付けられています。
Zapier は、Zap が試みたすべてのタスクを追跡します。どのタスクが成功し、どのタスクが失敗したかを確認できます。Zap 履歴は、Zap の領収書のようなものだと考えてください。Zap 履歴の確認と管理について詳しくは、こちらをご覧ください。
Zapier には、自動化のニーズに合わせてさまざまなタイプのプランがあります。Zap の数が多い場合や、タスクの数が多い場合は、より上位のプランが必要になる可能性がありますが、自動化するものが 1 つまたは 2 つだけの場合には、よりシンプルなプランが適している可能性があります。チームや企業向けのプランでは、複数のユーザーが使用できるため、自動化されたワークフローを同僚と共有しやすくなります。
自分に必要なプランはどうやって判断するのでしょうか? Zapier に初めてサインアップすると、有料機能を14 日間無料で試用できます。最初の Zap を作成し、試用期間の終了が近づいたら、作成した内容と使用しているタスクの数を振り返ってみてください。これにより、自分に適したプランがわかります。
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